Fiche de paie dans la fonction publique : quelles sont les règles ?

Selon votre situation individuelle et professionnelle, votre rémunération brute comprend les éléments suivants :

• Traitement indiciaire de base
• Indemnité de résidence
• Supplément familial de traitement (SFT)
• Nouvelle bonification indiciaire (NBI)
• Primes et indemnités
• Remboursements de frais
• Avantages en nature

Elle est soumise aux cotisations suivantes à votre charge.

Le bulletin comporte au moins les informations suivantes :

• Nom et adresse de votre employeur, et éventuellement votre service d'affectation
• Identifiants de l'employeur auprès de l'Insee : code APE et n°Siret
• Vos nom, grade, échelon et indice majoré
• Période et nombre d'heures de travail auxquels se rapporte la rémunération
• Montants brut de votre traitement de base et des autres composants de votre rémunération selon votre situation
• Montant de la rémunération brute totale
• Montant, assiette et taux des cotisations à votre charge et à la charge de votre administration employeur
• Nature et montant des autres versements (prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels notamment) et retenues (saisie sur salaire par exemple)
• Montant de la rémunération nette à payer avant impôt sur le revenu et montant de la rémunération nette qui vous est effectivement versée
• Date de paiement de cette somme
• Montant total versé par l'administration employeur (rémunération brute + cotisations à la charge de l'administration employeur)
• Montant du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu

Le bulletin de paie mentionne également généralement le revenu mensuel net imposable et le cumul annuel net imposable.

Le revenu mensuel net imposable est égal au montant de la rémunération brute  - les remboursements de frais et les avantages en nature - la part de la CSG déductible + la participation de l'administration employeur à la complémentaire santé.

Le cumul annuel net imposable est égal à la somme des revenus mensuels nets imposables.

Le bulletin de paie doit être conservé par l'agent sans limitation de durée.

Depuis 2020, si vous travaillez dans un service ministériel central ou déconcentré, vos bulletins de paye et vos états annuels indiquant le montant annuel de votre revenu imposable sont dématérialisés.

Votre état annuel vous est remis chaque année. Il vous indique le montant total du revenu imposable que vous avez perçu au cours de l'année écoulée. Ce montant figure sur la déclaration de revenus pré-remplie.

Les bulletins de paye et l'état annuel sont mis à votre disposition sous forme électronique, dans un espace personnel sur l'espace numérique sécurisé des agents publics de l'État (Ensap).

Si vous avez fourni votre adresse électronique, vous êtes informé par message électronique de la mise à disposition sur votre espace sécurisé de votre bulletin de paie et de l'état annuel.

Les documents enregistrés dans votre espace numérique sont conservés tout au long de votre carrière et jusqu'à vos 75 ans.

Vous pouvez demander que vos bulletins de paye et les états annuels continuent de vous être délivrés sur support papier dans les 2 cas suivants :

• Vous êtes dans l'incapacité d'accéder sur votre lieu de travail à votre espace personnel sécurisé sur l'Ensap
• Vous êtes en congé de maladie (congé de maladie ordinaire, de longue maladie ou de longue durée)

Chaque arrêté ministériel qui a fixé la date de cessation du bulletin de paye papier précise les situations professionnelles dans lesquelles vous pouvez demander à bénéficier de ces documents sur support papier. Il précise également les conditions dans lesquelles vous devez présenter votre demande.

À partir de 2022, vos bulletins de paye et vos états annuels peuvent aussi être dématérialisés et mis à votre disposition dans un espace personnel sur l'Ensap si vous exercez auprès de l'un des employeurs publics suivants :

• Établissements publics de l’État
• Secrétariat général du Conseil constitutionnel
• Groupements nationaux d'intérêt public
• Collectivités et établissements publics territoriaux
• Établissements et services sociaux et médico-sociaux
• Établissements publics de santé

Selon l'administration concernée, le calendrier et les conditions de cette mise à disposition sont précisés par arrêté ministériel, arrêté du secrétaire général du Conseil constitutionnel, convention approuvée par délibération, délibération ou décision du conseil de surveillance.